Des vidéos éducatives suivront
Cette séquence de formation vous informe sur l’ouverture et l’édition des activités.
Éditer des activités
Fiches explicatives
Vous trouverez ci-dessous des fiches explicatives à ce sujet:
Vidéos explicatives
Ajouter une fonction de rappel à une tâche
Lors de la création d’une tâche, vous pouvez également ajouter un rappel qui vous avertira de son délai d’expiration, afin de la traiter dans les temps.
Rappeler une activité
La liste de tâches rappelées contient les tâches subséquentes des activités terminées de l’utilisateur actuel et les activités transférées.
Contrôler l'état de son flux de travail
La liste des tâches du responsable contient toutes les opérations d’affaire actives avec l’état «En cours de planification» ou «En cours d’édition» pour lesquelles l’utilisateur actuel détient la responsabilité.
Recevoir une activité
Les nouvelles activités reçues s’affichent en haut de la liste des tâches propres. Lorsque l’option «notification d’activité» est activée dans le profil de l’utilisateur, Acta Nova envoie également un courriel signalant l’arrivée d’une nouvelle activité.
Éditer l'activité directement dans le dossier correspondant
Les activités figurant dans la liste des tâches propres peuvent être éditées au sein de cette dernière. Mais il est aussi possible de les éditer directement dans l’opération d’affaire correspondante.
Transférer une activité pour exécution directe
Acta Nova permet de transférer une activité de la liste des tâches propres à une autre personne en vue de son exécution directe.
Terminer l'activité et la resoumettre (mettre en attente)
Toutes les tâches reçues ne doivent pas forcément être éditées sur-le-champ. Il est ainsi possible de placer temporairement certaines tâches dans la liste de resoumission.
Traiter plusieurs activités simultanément
Vous pouvez effectuer certaines étapes de travail simultanément pour plusieurs activités. Par exemple, il peut être judicieux de faire passer plusieurs activités de manière groupée à l’état «Commencé» ou de transférer ces activités en même temps à une autre personne.
Terminer une activité
Terminer une activité signifie achever le traitement d’un mandat qui vous a été attribué. L’activité disparaît ensuite de votre liste des tâches propres. Une activité subséquente peut alors éventuellement apparaître dans la liste des tâches du prochain destinataire.
Ajouter des activités intermédiaires
Au lieu de transférer votre propre activité à un autre collaborateur, vous avez la possibilité d’ajouter des activités supplémentaires au flux de travail correspondant. Il ne vous reste ensuite plus qu’à indiquer à l’application que votre activité est terminée, tout de suite ou lorsque le destinataire défini en aura fait de même pour l’activité ajoutée.
Vérifier et traiter une activité
Le contenu des activités doit être vérifié à leur réception. On peut par exemple déduire d’une activité envoyée «pour édition» qu’un document doit être traité ou qu’une réponse doit être donnée.